Buchhaltung
Elektronisch unterschreiben im Buchhaltungsbüro
Buchhaltung und Lohnabrechnung laufen im Monatstakt. Dieselben Freigaben müssen von denselben Mandanten zurückkommen, bevor die nächste Frist läuft, und jede davon muss Jahre später noch belegbar sein. Um diese Unterschriften und den Nachweis darüber geht es hier, nicht um die Meldung an Krankenkassen oder Finanzverwaltung, für die andere Verfahren gelten.
- eIDAS
- DSGVO
- PAdES B-LTA
- Hosting in der EU
Jedes Dokument unterschreiben lassen
Ohne Kreditkarte, ohne Installation. Jeder Schritt landet im prüfbaren Audit-Trail.
Ziehen Sie Ihr Dokument hierher
Oder wählen Sie es auf Ihrem Gerät aus. Die Datei bleibt zunächst in Ihrem Browser.
Unterstützt PDF, DOC, DOCX, PNG und JPG
Ablauf
So läuft eine Signaturanfrage
Fünf Schritte, von der Datei bis zum prüfbaren Nachweis — auf jeder Seite dieselben, weil es überall dieselben sind.
Schritt 1
Hochladen
Dokument hochladen oder aus einer Vorlage mit Merge Fields starten.
Schritt 2
Vorbereiten
Empfänger, Felder und Reihenfolge festlegen — parallel oder nacheinander.
Schritt 3
Versenden
Die Signaturanfrage geht als Link per E-Mail hinaus, mit Erinnerungen und Ablauf.
Schritt 4
Unterschreiben
Ohne Konto, auf dem Telefon, mit dem Finger gezeichnet oder getippt.
Schritt 5
Nachweis
Ein aufbereitetes PDF mit hash-verkettetem Audit-Trail und Verifikationscode.
Leistungen
Was Signido dafür bereitstellt
Die Funktionen, die genau in dieser Branche den Unterschied machen.
Vorlagen mit Merge Fields
Mandatsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Freigabe je einmal aufgesetzt: Empfängerrollen, Felder, Reihenfolge, Erinnerungen und Ablaufdatum liegen in der Vorlage. Beim Versand kommen nur noch Name, Zeitraum und die wenigen Zahlen dazu, die sich ändern.
Massenversand aus einer CSV
Eine Zeile je Mandant. Jeder Empfänger bekommt eine vollständig eigene Signaturanfrage und sieht nichts von den anderen. Der Massenversand hat eine eigene ID und lässt sich anhalten und fortsetzen; fehlerhafte Zeilen kommen als CSV zurück.
Erinnerungen und Ablaufdatum
Erste Erinnerung nach 24 Stunden, Wiederholung nach eigenem Muster, Höchstzahl frei wählbar. Wer nicht reagiert, läuft ab, statt unbemerkt offen zu bleiben — und der Ablauf steht im Audit-Trail.
Prüfbarkeit ohne Konto
Das Abschlussdokument trägt einen Verifikationscode und einen QR-Code. Wer eine Datei vorgelegt bekommt, prüft ohne Konto, ob sie dem abgeschlossenen Stand entspricht — die Prüfung vergleicht ausschließlich den Hashwert und gibt weder Namen noch Dokumentnamen preis.
Preise
Ein Tarif, der zu Ihnen passt
Was hier steht, wird genau so berechnet. Alle Preise kommen aus dem Tarifkatalog.
Free
Zum Ausprobieren und für gelegentliche Unterschriften.
0,00 €pro Monat
- 2 Dokumente pro Monat
- Einfache elektronische Signatur (SES)
- Aktivitätsverlauf
- Anfragen per Link teilen
- Keine Kreditkarte erforderlich
2 Dokumente pro Monat
Premium
Für Selbstständige und kleine Unternehmen.
5,95 €pro Monat
Jährlich abgerechnet: 71,40 € pro Jahr
Entspricht 5,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Unbegrenzte Dokumente
- Unbegrenzte Unterzeichner
- Unbegrenzte Vorlagen
- Digitales Siegel
- Erweiterte Erinnerungen
- Web-Formulare
- Massenversand
- Erweiterte Felder
Teams
Für Teams, die gemeinsam arbeiten und zentral abrechnen.
4,76 €pro Nutzer und Monat
Jährlich abgerechnet: 57,12 € pro Jahr
Entspricht 4,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Jahresbetrag: 57,12 €
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Alles aus Premium
- Teamverwaltung und Rollen
- Geteilte Vorlagen
- Ownership Transfer
- Zentrale Abrechnung
- Gemeinsame Kontakte
- Team-Branding
- Erweiterter Audit-Zugriff
Der ausgewiesene Steuersatz von 19 % ist die deutsche Umsatzsteuer. Jede Rechnung weist sie aus, auch bei einer Rechnungsanschrift außerhalb Deutschlands.
Dokumente
Was hier zur Unterschrift geht
Die Dokumente, um die es in dieser Branche tatsächlich geht — und warum sie auf der Liste stehen.
Mandats- und Dienstleistungsvereinbarung
Steht am Anfang jeder Zusammenarbeit und wird selten persönlich unterschrieben. Einmal als Vorlage hinterlegt, mit Mandantenname, Leistungsumfang und Beginn als Merge Fields.
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Wer Löhne abrechnet oder Belege bucht, verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Mandanten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt das und gehört zu jedem Mandat. Eine Vorlage, viele Empfänger.
SEPA-Basislastschriftmandat
Damit das eigene Honorar eingezogen werden kann. Als Vorlage mit den Kontodaten als Merge Fields. Ob Ihre Bank ein elektronisch erteiltes Mandat annimmt, richtet sich nach deren Vorgaben und dem SEPA-Regelwerk; Signido stellt die unterschriebene Fassung samt Nachweis bereit.
Monatliche Freigabe von Lohnabrechnung und Meldungen
Der Klassiker im Lohnbüro: dieselbe Freigabe an viele Mandanten, jeden Monat, jede mit anderen Zahlen. Aus einer CSV als Massenversand, eine vollständig eigene Signaturanfrage je Mandant.
Konto- und Bankvollmacht
Für Zahlungen im Namen des Mandanten. In welcher Form eine Bank eine Vollmacht verlangt, entscheidet die Bank; Signido stellt die unterschriebene Fassung samt Nachweis bereit und trifft dazu keine Aussage.
Vollständigkeitserklärung
Bestätigt, dass die übergebenen Unterlagen vollständig sind — die Grundlage jeder Abrechnung. Läuft demselben Mandanten oft hinterher; Erinnerungen und ein Ablaufdatum erledigen das Nachfassen.
Datenschutzhinweis für die Beschäftigten des Mandanten
Über die Verarbeitung der Lohndaten muss der Mandant als Arbeitgeber seine Beschäftigten informieren (Art. 13 DSGVO); das Büro verarbeitet sie nur im Auftrag und stellt dafür eine Vorlage bereit.
Bedingungen
Woran es in der Praxis hängt
Es wiederholt sich jeden Monat
Lohnabrechnung, Meldungen, Freigaben — im Lohnbüro kommt derselbe Stapel jeden Monat wieder, und immer vor einer Frist. Ein Massenversand aus einer CSV erzeugt je Mandant eine eigene Signaturanfrage, und Erinnerungen fassen nach, ohne dass jemand eine Liste von Hand führt.
Sie arbeiten mit fremden Daten im Auftrag
Ein Buchhaltungsbüro verarbeitet Lohn- und Belegdaten seiner Mandanten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Signido betreibt Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher in der Europäischen Union, verschlüsselt Dokumente im Speicher und in der Übertragung, trennt Mandanten auf Datenbankebene und schreibt keine Dokumentinhalte in Protokolle.
Der Nachweis muss so lange halten wie die Belege
Buchungsbelege und die zugehörigen Unterlagen sind nach § 257 HGB über Jahre aufzubewahren. Wer wann welche Freigabe erteilt hat, ist am Ende dieser Frist die eigentliche Frage. Jede Signaturanfrage trägt einen hash-verketteten Audit-Trail und ein Abschlussdokument mit Verifikationscode; eine Datei lässt sich später ohne Konto gegen den festgehaltenen Hashwert prüfen.
Verfolgung
Jede Unterschrift im Blick
Sie sehen jederzeit, wo eine Signaturanfrage steht: wer benachrichtigt wurde, wer geöffnet hat, wer unterschrieben hat. Ohne Nachfragen, ohne Rätselraten.
Eine Signaturanfrage und ihre Empfänger haben getrennte Zustände. Abgeschlossen ist die Anfrage erst, wenn alle handelnden Beteiligten fertig sind. Ablehnung, Rückzug und Ablauf sind eigene Endzustände; danach gilt die Anfrage nicht mehr als offen.
Zustand der Signaturanfrage
- Versendet
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
Zustand eines Empfängers
- Benachrichtigt
- Geöffnet
- Fertig
Signaturanfrage
Rahmenvertrag.pdf
4 Seiten · SES · Reihenfolge: parallel
Empfänger
- A. BergerUnterschrieben
- J. WeißAngesehen
- M. FalkGesendet
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Beispiel
Der Weg bis zum Versand
Vier Schritte in dieser Reihenfolge. Versenden lässt sich eine Signaturanfrage erst, wenn Dokumente, Beteiligte und Felder vollständig sind.
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Signaturniveaus
SES, AES und QES — und was sie wirklich bedeuten
Das Niveau einer Signatur ergibt sich aus dem technischen Ergebnis, nicht aus einem Häkchen in einem Formular.
SES
Einfache elektronische Signatur
Signido erzeugt die SES selbst: Feldwerte werden fest ins Dokument übernommen, das Signaturbild eingebettet, das Ergebnis mit einem elektronischen Siegel und einem RFC-3161-Zeitstempel versehen und gehasht.
- Für Vereinbarungen ohne gesetzliche Formvorgabe
- Optional mit Einmalcode per E-Mail oder mit Zugangscode
- Vollständiger Audit-Trail und Abschlusszertifikat
AES
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine AES entsteht ausschließlich über einen angebundenen Vertrauensdiensteanbieter. Signido erzeugt sie nicht selbst und bildet sie auch nicht nach.
- Identitätsprüfung durch den Anbieter
- Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet
- Verfügbar, sobald ein Anbieter für die Organisation aktiviert ist
QES
Qualifizierte elektronische Signatur
Eine QES entsteht ausschließlich über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter mit dessen Fernsignatur-Infrastruktur. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
- Qualifiziertes Zertifikat des QTSP
- Für Fälle, in denen die Schriftform elektronisch erfüllt werden darf
- Verfügbar, sobald ein qualifizierter Anbieter aktiviert ist
Ein OTP hebt das Signaturniveau nicht an.
Einmalcodes per E-Mail und Zugangscodes erhöhen die Beweiskraft einer SES. Sie machen aus ihr weder eine AES noch eine QES — weder technisch noch rechtlich. Signido stellt das an keiner Stelle anders dar.
Das Signido-Siegel ist ein elektronisches Siegel.
Es heißt erst dann fortgeschritten oder qualifiziert, wenn es tatsächlich mit einem entsprechenden Zertifikat über einen (Q)TSP erzeugt wurde.
Vertrauen
Beweiskraft ist kein Nebenprodukt
Eine Unterschrift ist nur so viel wert wie das, was sich hinterher darüber belegen lässt.
eIDAS statt Insellösung
Signaturen nach Verordnung (EU) Nr. 910/2014, PAdES-Profile bis B-LTA, Validierung mit dem EU-DSS-Framework gegen die europäischen Trusted Lists.
Betrieb in der EU
Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher laufen in der Europäischen Union. Für den Regelbetrieb verlassen Dokumente diesen Raum nicht.
Verschlüsselt gespeichert
TLS auf dem Transportweg, AES-256-GCM für Anwendungsgeheimnisse, serverseitige Verschlüsselung im Objektspeicher.
Lückenloser Nachweis
Jeder Schritt erzeugt ein Audit-Event in einer gehashten Kette. Am Ende stehen ein Abschlusszertifikat und ein vollständiges Evidence Package.
Mandanten getrennt
Jede Organisation ist auf Datenbankebene per Row Level Security isoliert — nicht nur in der Anwendungslogik darüber.
Datensparsam
Kein Werbetracking. Dokumentinhalte erscheinen in keinem Logfile und werden nicht ausgewertet.
Aufbewahren ist Pflicht, die Form ist eine andere Frage
Buchungsbelege und die dazugehörigen Unterlagen sind nach § 257 HGB über Jahre aufzubewahren; das betrifft, was aufbewahrt wird, nicht, in welcher Form ein einzelnes Dokument zu unterschreiben ist. Allgemein gilt: die gesetzliche Schriftform wird elektronisch nur durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (§ 126a BGB), und die Textform (§ 126b BGB) verlangt gar keine Unterschrift, sondern eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Welche Form ein Mandats-, Vollmachts- oder Lastschriftdokument in Ihrem Fall braucht und ob eine empfangende Stelle — eine Bank, eine Behörde — die elektronische Fassung annimmt, beurteilen Sie und diese Stelle besser als wir.
Auf dieser Seite genannte Vorschriften
- § 126a BGB
- § 126b BGB
- § 257 HGB
- Art. 13 DSGVO
- Art. 28 DSGVO
Signido ist kein Anbieter von Rechtsdienstleistungen. Diese Seite gibt wieder, was die genannten Vorschriften sagen, und trifft keine Aussage über Ihren Fall. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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Passende Anwendungsfälle
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