Funktion

Vorlagen

Ein Arbeitsvertrag ist hundertmal dasselbe Dokument mit fünf anderen Werten. Eine Vorlage hält alles fest, was gleich bleibt — Dokument, Rollen, Felder, Reihenfolge, Fristen — und lässt offen, was sich je Vorgang unterscheidet.

Kostenlos starten Warum Rollen

Rollen statt Namen
Merge-Felder je Vorgang
Vier Freigabestufen

Der Kern

Eine Vorlage kennt Rollen, keine Personen

Das ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einer Kopie.

Wenn Sie ein vorbereitetes Dokument duplizieren, hängen die Felder an den Empfängern, für die Sie es damals vorbereitet haben — und beim nächsten Mal räumen Sie das auf. Eine Vorlage dreht das um: Die Felder gehören einer Rolle.

In einem Arbeitsvertrag gibt es die Rolle „Arbeitnehmer" und die Rolle „Arbeitgeber". Das Signaturfeld auf Seite 4 gehört dem Arbeitnehmer, das auf Seite 5 dem Arbeitgeber. Wer diese Rollen ausfüllt, entscheidet sich erst beim Erzeugen der Anfrage — und dann muss niemand mehr Felder platzieren.

Merge-Felder: was sich unterscheidet

Alles, was je Vorgang anders ist, deklariert die Vorlage als Merge-Feld — etwa employee_name, salary, start_date. Diese Werte lassen sich beim Erzeugen der Anfrage angeben: von Hand, über die API oder je Zeile aus einer CSV beim Massenversand. Sie landen als vorbelegter Inhalt in den Feldern des Dokuments.

Inhalt

Was eine Vorlage alles festhält

Nicht nur das Dokument — auch alles, was Sie sonst bei jeder Anfrage neu einstellen würden.

Dokumente: Ein oder mehrere Dokumente, in der Reihenfolge, in der sie gehören.
Rollen: Wer beteiligt ist und in welcher Funktion — unterschreiben, freigeben, nur lesen.
Felder: Signatur, Datum, Name, Text, Ankreuzfeld — an fester Position, einer Rolle zugeordnet, wahlweise als Pflichtfeld.
Reihenfolge: Parallel, nacheinander oder gemischt.
Nachricht: Betreff und Begleittext der E-Mail, samt Sprache.
Erinnerungen und Frist: Nach wie vielen Tagen erinnert wird und nach wie vielen der Vorgang endet.
Signaturniveau: Das angeforderte Niveau. Es gilt dann für jede Anfrage, die aus der Vorlage entsteht.
Merge-Felder: Die Werte, die je Vorgang gefüllt werden — mit Schlüssel, Beschriftung und der Angabe, ob sie verpflichtend sind.

Im Team

Wer eine Vorlage verwenden darf

Vier Stufen, und die Voreinstellung ist die engste.

Stufe	Bedeutung
Privat	Nur wer die Vorlage angelegt hat. Die Voreinstellung.
Team: lesen	Das Team sieht die Vorlage, kann sie aber nicht verwenden.
Team: verwenden	Das Team kann Anfragen daraus erzeugen, die Vorlage selbst aber nicht ändern.
Team: bearbeiten	Das Team darf die Vorlage auch ändern.

„Verwenden" und „bearbeiten" sind bewusst getrennt. Die häufigste Konstellation ist eine Vorlage, die eine Fachabteilung pflegt und der Rest des Hauses benutzt — und in dieser Konstellation ist ein versehentlich verschobenes Signaturfeld ein Problem, das erst beim Empfänger auffällt.

Verwendung

Was aus einer Vorlage entstehen kann

Eine einzelne Anfrage. Rollen mit Personen besetzen, Werte eintragen, verschicken.
Ein Massenversand. Eine CSV mit einer Zeile je Empfänger, daraus bis zu 1.000 eigenständige Anfragen.
Ein Web Form. Ein öffentlicher Link, den jeder ausfüllen und unterschreiben kann.
Ein Aufruf über die API. Vorlage angeben, Rollen besetzen, Merge-Werte übergeben.

Eine daraus erzeugte Anfrage ist danach eigenständig. Wer die Vorlage später ändert, ändert das, was der nächste Vorgang mitbekommt — nicht das, was ein bereits versandter seinen Empfängern versprochen hat.

Häufige Fragen

Was passiert mit laufenden Vorgängen, wenn ich die Vorlage ändere?

Nichts. Beim Erzeugen einer Anfrage werden die Einstellungen der Vorlage in den Vorgang kopiert, nicht durch ihn hindurch gelesen. Ein Vorgang, der draußen ist, bleibt so, wie er verschickt wurde.

Kann eine Vorlage mehrere Dokumente enthalten?

Ja. Sie werden gemeinsam versandt, gemeinsam abgeschlossen und gemeinsam versiegelt — etwa Vertrag, Anlage und Datenschutzhinweis in einem Vorgang.

Muss ich für jede Sprache eine eigene Vorlage anlegen?

Für den Dokumenttext ja — das Dokument ist die Datei, die Sie hochladen. Die Sprache der E-Mail und der Signaturseite hängt dagegen am Empfänger und kann sich innerhalb eines Vorgangs unterscheiden.

Gibt es einen Marktplatz für fertige Vorlagen?

Nein. Vorlagen bleiben innerhalb Ihrer Organisation und werden über die vier Freigabestufen geteilt. Ein Marktplatz ist nicht gebaut, und diese Seite kündigt keinen an.

Weiterlesen

Einmal vorbereiten, hundertmal verwenden

Legen Sie Ihr am häufigsten verschicktes Dokument als Vorlage an — die zweite Anfrage daraus dauert eine Minute.

Kostenlos starten Als Massenversand