Funktion

Massenversand

Eine Vorlage, eine CSV-Datei — und daraus bis zu 1.000 eigenständige Signaturanfragen, jede mit eigenem Dokument, eigenem Link und eigenen Daten. Mit Vorschau vor dem Start, Pause und Fortsetzen währenddessen und einer Fehlerdatei danach.

Konto erstellen Wie die Datei aussehen muss

Bis 1.000 Zeilen je Massenversand
Bis 64 Spalten
CSV bis 2 MB

Ablauf

Von der Tabelle zu tausend Anfragen

Vier Schritte, von denen der dritte der wichtigste ist.

Vorlage wählen. Der Massenversand geht immer von einer Vorlage aus: Sie bringt das Dokument, die Rollen und die Felder mit, die je Zeile gefüllt werden.
CSV hochladen. Die Datei wird gelesen, nicht ausgeführt: Zeichensatz und Trennzeichen werden erkannt, jede Grenze wird geprüft, bevor irgendetwas interpretiert wird.
Spalten zuordnen und prüfen. Signido schlägt eine Zuordnung vor, Sie bestätigen oder korrigieren sie und sehen die fertigen Anfragen in der Vorschau — vor dem Versand, nicht danach.
Starten. Der Massenversand bekommt eine eigene Kennung, wird im Hintergrund abgearbeitet und lässt sich jederzeit anhalten und fortsetzen.

Das Dateiformat

Wie die CSV-Datei aussehen muss

Kurz: wie eine Tabelle, die Sie ohnehin schon haben. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften.

empfaenger.csvCSV

vorname,nachname,email,firma,vertragsnummer,beginn
Max,Mustermann,max@example.de,Muster GmbH,4711,01.09.2026
Anna,Schmidt,anna@example.de,Example AG,4712,15.09.2026
Jonas,Weber,jonas@example.de,Weber KG,4713,01.10.2026

Die Überschriften dürfen heißen, wie sie in Ihrem System heißen — die Zuordnung erfolgt im nächsten Schritt und wird über die Position der Spalte gespeichert, nicht über ihren Namen. Das ist Absicht: Tabellenprogramme exportieren unsichtbare Unterschiede in Überschriften — ein geschütztes Leerzeichen, eine Nullbreite —, und eine über den Namen gespeicherte Zuordnung löst sich dann in der Vorschau korrekt auf und schlägt beim Versand fehl.

Die sechs Empfängerspalten

Jede Spalte der Datei wird entweder auf eines dieser Felder gelegt oder als Wert für ein Feld im Dokument verwendet.

Feld	Pflicht	Wofür
`email`	ja	Die Adresse, an die die Anfrage geht.
`firstName`	—	Vorname, für die Anrede in der Nachricht.
`lastName`	—	Nachname.
`phone`	—	Wird beim Empfänger gespeichert und mit übergeben. Für die Authentifizierung ist sie derzeit nicht nutzbar: Signido versendet keine SMS, und eine Anfrage, die einen SMS-Code verlangt, wird vor dem Versand abgelehnt. Zur Authentifizierung stehen der Einmalcode per E-Mail und der Zugangscode zur Verfügung.
`company`	—	Firmenname des Empfängers.
`locale`	—	Sprache, in der dieser Empfänger die Mail und die Signaturseite sieht.

Alle übrigen Spalten sind Werte für die Felder der Vorlage — Vertragsnummer, Datum, Betrag, was die Vorlage eben vorsieht. Sie landen als vorbelegter Inhalt in den Feldern des Dokuments, das dieser eine Empfänger zu sehen bekommt.

Die Grenzen

1.000 Zeilen: Empfänger je Massenversand. Größere Listen teilen Sie auf mehrere Massenversände auf.
64 Spalten: Mehr Spalten liest Signido nicht ein.
4.000 Zeichen: Je Zelle. Ein Wert daraus wird zu Text in einem Feld im PDF, das jemand lesen soll.
2 MB: Dateigröße. Tausend Zeilen Zusammenführungsdaten sind einige Dutzend Kilobyte; die Grenze liegt weit darüber und weit unter allem, was als Angriff taugt.

Datentrennung

Kein Empfänger sieht die Daten eines anderen

Das ist keine Einstellung, sondern die Struktur des Massenversands.

Aus jeder Zeile entsteht eine vollständig eigenständige Signaturanfrage: ein eigenes Dokument, ein eigener Empfänger, ein eigener Link, ein eigenes Protokoll. Es gibt kein gemeinsames Dokument, aus dem für jeden Empfänger etwas ausgeblendet wird — und damit auch keine Ansicht, in der ein Ausblenden versehentlich unterbleiben könnte.

Der Massenversand ist dadurch nur der Erzeuger dieser Anfragen. Alles, was danach geschieht — Erinnerungen, Fristen, Ablehnung, Abschluss, Siegel, Abschlusszertifikat — passiert je Anfrage einzeln und unterscheidet sich in nichts von einer Anfrage, die Sie von Hand gestellt haben.

Während und danach

Anhalten, fortsetzen, nacharbeiten

Pausieren und fortsetzen: Ein laufender Massenversand lässt sich anhalten und später fortsetzen. Bereits versandte Anfragen bleiben unberührt: Sie sind eigenständige Signaturanfragen und werden nicht zurückgenommen.
Abbrechen: Beendet den Massenversand. Was schon draußen ist, bleibt draußen; das gilt auch hier, weil eine Mail in einem fremden Postfach nicht zurückgeholt werden kann.
Fehlerdatei: Zeilen, die nicht verarbeitet werden konnten, stehen als CSV zum Herunterladen bereit — mit dem Grund je Zeile. Korrigieren und als neuen Massenversand hochladen, statt die gesamte Liste noch einmal zu schicken.
Abschlusszustand: Ein Massenversand endet als abgeschlossen, als abgeschlossen mit Fehlern oder als abgebrochen. „Abgeschlossen mit Fehlern" ist ein eigener Zustand, damit ein Massenversand mit acht fehlgeschlagenen Zeilen nicht wie ein glatter Durchlauf aussieht.

Signaturniveau

Welche Signatur dabei entsteht

Der Massenversand erzeugt Anfragen; das Niveau kommt aus der Vorlage und gilt dann für jede einzelne.

Verfügbarkeit von AES und QES

AES und QES sind derzeit nicht verfügbar. Sie werden über einen externen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter angeboten, und solange keiner angebunden ist, lehnt Signido eine Anfrage auf diesem Niveau ab, statt sie stillschweigend als einfache elektronische Signatur auszuführen.

Was heute ohne Einschränkung geht, ist die einfache elektronische Signatur (SES) — mit vollständigem Protokoll, Siegel und Abschlusszertifikat. Siehe Elektronische Signatur.

Keine Rechtsberatung

Diese Seite beschreibt, was Signido technisch erzeugt und was die eIDAS-Verordnung dazu sagt. Sie ist keine Rechtsberatung. Ob ein bestimmtes Signaturniveau für einen konkreten Vertrag ausreicht, hängt vom Einzelfall ab und ist rechtlich zu klären.

Häufige Fragen

Was passiert mit Zeilen, die eine ungültige E-Mail-Adresse enthalten?

Sie werden nicht versandt und landen in der Fehlerdatei, mit dem Grund. Der Rest des Massenversands läuft weiter — eine einzelne unbrauchbare Zeile hält 999 gültige nicht auf.

Kann ich dieselbe Datei zweimal hochladen?

Ja, aber es entsteht ein neuer Massenversand mit neuen Anfragen. Signido dedupliziert nicht über Massenversände hinweg: ob zwei Zeilen mit derselben Adresse zwei gewollte Anfragen oder ein Versehen sind, kann die Plattform nicht wissen. Die Vorschau vor dem Start ist die Stelle, an der das auffällt.

Funktioniert der Massenversand auch mit AES oder QES?

Das Signaturniveau kommt aus der Vorlage und gilt dann für jede erzeugte Anfrage. Für die höheren Niveaus gelten dieselben Voraussetzungen wie sonst auch — siehe AES und QES. Ohne angebundenen Anbieter lehnt Signido eine solche Anfrage ab, statt sie herabzustufen.

Welchen Zeichensatz muss die Datei haben?

UTF-8 ist der Normalfall und wird mit und ohne Byte-Order-Mark erkannt. Eine Datei, die ein älteres Windows-Programm im ANSI-Zeichensatz geschrieben hat, wird ebenfalls gelesen. Das Trennzeichen — Komma oder Semikolon — erkennt Signido selbst.

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Erst die Vorlage, dann die Liste

Erstellen Sie eine Vorlage mit Rollen und Feldern. Danach lässt sie sich beliebig oft als Massenversand verwenden.

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