Funktion

Die Signaturanfrage

Eine Signaturanfrage macht aus Ihrem Dokument ein unterschriebenes Dokument. Sie hält fest, wer unterschreibt, in welcher Reihenfolge, welche Felder auszufüllen sind, bis wann und wie oft erinnert wird. Ihr Zustand zeigt jederzeit, woran es gerade hängt.

Konto erstellen Die zehn Zustände

Drei Reihenfolgen
Sechs Rollen
Zehn Zustände

Reihenfolge

Wer wann an der Reihe ist

Drei Modi, und die Wahl zwischen ihnen entscheidet über die Laufzeit der Anfrage.

Parallel: Alle bekommen die Anfrage gleichzeitig. Am schnellsten, und richtig, wenn die Unterschriften voneinander unabhängig sind.
Nacheinander: Erst nach der Unterschrift der einen Person geht es an die nächste. Richtig, wenn jemand erst nach einer Freigabe unterschreiben soll.
Gemischt: Stufen, innerhalb einer Stufe parallel. Zum Beispiel: zwei Freigaben gleichzeitig, danach die Geschäftsführung.

Nicht jeder Empfänger unterschreibt

Eine Signaturanfrage kennt sechs Rollen. Wer unterschreibt, setzt eine Signatur; wer freigibt, bestätigt ohne zu unterschreiben; wer nur liest, sieht das Dokument, ohne etwas beizutragen. Dazu kommen der Kopieempfänger, wer eine Kopie des fertigen Dokuments erhält, und die Rolle für die Weitergabe an eine andere Person.

Zustände

Woran die Anfrage gerade hängt

Dieselben Bezeichnungen stehen im Dashboard, in der API und in den Webhooks. Es gibt keine zweite, freundlichere Namensliste.

Zustand	In der API	Bedeutung
Entwurf	`DRAFT`	Erstellt, noch nicht versandt. Alles ist änderbar.
Wird vorbereitet	`PREPARING`	Aus einer Vorlage wird gerade die Anfrage erzeugt.
Bereit	`READY`	Vollständig und versandfertig.
Versandt	`SENT`	Draußen, noch niemand hat reagiert.
In Bearbeitung	`IN_PROGRESS`	Mindestens eine Person hat gehandelt, es fehlen noch andere.
Abgeschlossen(Ende)	`COMPLETED`	Alle haben unterschrieben. Versiegelt, mit Abschlusszertifikat.
Abgelehnt(Ende)	`DECLINED`	Jemand hat die Unterschrift verweigert.
Abgelaufen(Ende)	`EXPIRED`	Die Frist ist verstrichen, bevor alle unterschrieben haben.
Zurückgezogen(Ende)	`VOIDED`	Der Absender hat die Anfrage beendet.
Fehlgeschlagen	`FAILED`	Ein technischer Schritt ist gescheitert; die Anfrage lässt sich erneut anstoßen.

Wenn nichts passiert

Erinnerungen und Fristen

Der häufigste Ausgang einer Signaturanfrage ist nicht die Ablehnung, sondern das Vergessenwerden.

Erinnerungen: Je Anfrage einstellbar: nach wie vielen Tagen zum ersten Mal, in welchem Abstand danach, wie oft insgesamt. Erinnert wird nur, wer noch dran ist — nicht, wer bereits unterschrieben hat.
Frist: Ein Datum, nach dem die Anfrage endet. Danach ist sie abgelaufen; die Links funktionieren nicht mehr.
Von Hand anstoßen: Eine Erinnerung lässt sich jederzeit zusätzlich auslösen, ohne die Einstellung zu ändern.
Nachträglich ändern: Beim Erstellen werden die Einstellungen der Organisation in die Anfrage kopiert. Wer sie später ändert, ändert damit die nächste Anfrage. Was eine bereits versandte ihren Empfängern versprochen hat, bleibt unberührt.

Wenn etwas schiefgeht

Ablehnen, zurückziehen, übertragen, korrigieren

Ablehnen. Ein Empfänger verweigert die Unterschrift, auf Wunsch mit Begründung. Die Anfrage endet, der Absender wird benachrichtigt. Eine Ablehnung ist etwas anderes als Schweigen und wird auch anders festgehalten.
Zurückziehen. Der Absender beendet die Anfrage. Bereits versandte Links werden ungültig. Was schon unterschrieben wurde, bleibt im Protokoll — es verschwindet nicht.
Übertragen. Die Anfrage geht an eine andere Person, weil die ursprüngliche nicht zuständig ist. Der Wechsel wird protokolliert.
Adresse korrigieren. Ein eigener Schritt mit eigenem Protokolleintrag — nicht eine stille Änderung eines Feldes. „Wir haben an die falsche Person geschickt" ist eine Tatsache, die im Nachweis stehen muss.

Was in keinem dieser Fälle passiert: Ein Protokolleintrag wird nachträglich geändert. Korrekturen entstehen ausschließlich als neue Einträge. Ein Protokoll, das sich im Nachhinein glattbügeln lässt, wäre als Nachweis wertlos — und zwar auch dann, wenn niemand es getan hat.

Häufige Fragen

Kann ich eine bereits versandte Signaturanfrage noch ändern?

Inhaltlich nicht. Änderbar ist eine Anfrage im Entwurf und im Zustand „bereit"; sobald er draußen ist, liegt das Dokument in fremden Postfächern und eine stille Änderung wäre genau das, was ein Nachweis ausschließen soll. Was geht: erinnern, übertragen, die Adresse korrigieren, zurückziehen.

Sehen die Empfänger einander?

Sie sehen, dass es weitere Beteiligte gibt, und im fertigen Dokument stehen deren Unterschriften — genau wie auf Papier. Wer aus einem Massenversand kommt, sieht dagegen niemanden: dort ist jede Zeile eine vollständig eigene Signaturanfrage.

Was passiert nach der letzten Unterschrift?

Das Dokument wird abgeschlossen, versiegelt und mit einem Abschlusszertifikat versehen; alle Beteiligten bekommen dasselbe fertige Ergebnis per E-Mail. Danach wird es nur noch gelesen und nie neu erzeugt.

Kann ich den Fortschritt verfolgen?

Ja — je Empfänger, mit den Zeitpunkten von Versand, Öffnen, Ansehen und Unterschrift. Über die API lässt sich derselbe Stand abfragen oder per Webhook entgegennehmen.

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Eine Anfrage stellen

Dokument hochladen, Empfänger und Reihenfolge festlegen, Felder setzen, verschicken.

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