Funktion

Die Signaturanfrage

Eine Signaturanfrage ist der Vorgang, der aus einem Dokument ein unterschriebenes Dokument macht: Empfänger, Reihenfolge, Felder, Frist, Erinnerungen. Und ein Zustand, an dem jederzeit ablesbar ist, woran es gerade hängt.

Kostenlos starten Die zehn Zustände

Drei Reihenfolgen
Sechs Rollen
Zehn Zustände

Reihenfolge

Wer wann an der Reihe ist

Drei Modi, und die Wahl zwischen ihnen entscheidet über die Laufzeit des Vorgangs.

Parallel: Alle bekommen den Vorgang gleichzeitig. Am schnellsten, und richtig, wenn die Unterschriften voneinander unabhängig sind.
Nacheinander: Erst nach der Unterschrift der einen Person geht es an die nächste. Richtig, wenn jemand erst nach einer Freigabe unterschreiben soll.
Gemischt: Stufen, innerhalb einer Stufe parallel. Zum Beispiel: zwei Freigaben gleichzeitig, danach die Geschäftsführung.

Nicht jeder Empfänger unterschreibt

Ein Vorgang kennt sechs Rollen. Wer unterschreibt, setzt eine Signatur; wer freigibt, bestätigt ohne zu unterschreiben; wer nur liest, sieht das Dokument, ohne etwas beizutragen. Dazu kommen der Kopieempfänger, wer eine Kopie des fertigen Dokuments erhält, und die Rolle für die Weitergabe an eine andere Person.

Zustände

Woran der Vorgang gerade hängt

Dieselben Bezeichnungen stehen in der Oberfläche, in der API und in den Webhooks. Es gibt keine zweite, freundlichere Namensliste.

Zustand	In der API	Bedeutung
Entwurf	`DRAFT`	Angelegt, noch nicht versandt. Alles ist änderbar.
Wird vorbereitet	`PREPARING`	Aus einer Vorlage wird gerade der Vorgang erzeugt.
Bereit	`READY`	Vollständig und versandfertig.
Versandt	`SENT`	Draußen, noch niemand hat reagiert.
In Bearbeitung	`IN_PROGRESS`	Mindestens eine Person hat gehandelt, es fehlen noch andere.
Abgeschlossen(Ende)	`COMPLETED`	Alle haben unterschrieben. Versiegelt, mit Abschlusszertifikat.
Abgelehnt(Ende)	`DECLINED`	Jemand hat die Unterschrift verweigert.
Abgelaufen(Ende)	`EXPIRED`	Die Frist ist verstrichen, bevor alle unterschrieben haben.
Zurückgezogen(Ende)	`VOIDED`	Der Absender hat den Vorgang beendet.
Fehlgeschlagen	`FAILED`	Ein technischer Schritt ist gescheitert; der Vorgang lässt sich erneut anstoßen.

Wenn nichts passiert

Erinnerungen und Fristen

Der häufigste Ausgang einer Signaturanfrage ist nicht die Ablehnung, sondern das Vergessenwerden.

Erinnerungen: Je Vorgang einstellbar: nach wie vielen Tagen zum ersten Mal, in welchem Abstand danach, wie oft insgesamt. Erinnert wird nur, wer noch dran ist — nicht, wer bereits unterschrieben hat.
Frist: Ein Datum, nach dem der Vorgang endet. Danach ist er abgelaufen; die Links funktionieren nicht mehr.
Von Hand anstoßen: Eine Erinnerung lässt sich jederzeit zusätzlich auslösen, ohne die Einstellung zu ändern.
Nachträglich ändern: Die Einstellungen einer Organisation werden beim Anlegen in den Vorgang kopiert. Wer sie später ändert, ändert damit den nächsten Vorgang — nicht das, was ein bereits versandter seinen Empfängern versprochen hat.

Wenn etwas schiefgeht

Ablehnen, zurückziehen, übertragen, korrigieren

Ablehnen. Ein Empfänger verweigert die Unterschrift, auf Wunsch mit Begründung. Der Vorgang endet, der Absender wird benachrichtigt. Eine Ablehnung ist etwas anderes als Schweigen und wird auch anders festgehalten.
Zurückziehen. Der Absender beendet den Vorgang. Bereits versandte Links werden ungültig. Was schon unterschrieben wurde, bleibt im Protokoll — es verschwindet nicht.
Übertragen. Der Vorgang geht an eine andere Person, weil die ursprüngliche nicht zuständig ist. Der Wechsel wird protokolliert.
Adresse korrigieren. Ein eigener Vorgang mit eigenem Protokolleintrag — nicht eine stille Änderung eines Feldes. „Wir haben an die falsche Person geschickt" ist eine Tatsache, die im Nachweis stehen muss.

Was in keinem dieser Fälle passiert: Ein Protokolleintrag wird nachträglich geändert. Korrekturen entstehen ausschließlich als neue Einträge. Ein Protokoll, das sich im Nachhinein glattbügeln lässt, wäre als Nachweis wertlos — und zwar auch dann, wenn niemand es getan hat.

Häufige Fragen

Kann ich einen bereits versandten Vorgang noch ändern?

Inhaltlich nicht. Änderbar ist ein Vorgang im Entwurf und im Zustand „bereit"; sobald er draußen ist, liegt das Dokument in fremden Postfächern und eine stille Änderung wäre genau das, was ein Nachweis ausschließen soll. Was geht: erinnern, übertragen, die Adresse korrigieren, zurückziehen.

Sehen die Empfänger einander?

Sie sehen, dass es weitere Beteiligte gibt, und im fertigen Dokument stehen deren Unterschriften — genau wie auf Papier. Wer aus einem Massenversand kommt, sieht dagegen niemanden: dort ist jede Zeile ein vollständig eigener Vorgang.

Was passiert nach der letzten Unterschrift?

Das Dokument wird abgeschlossen, versiegelt und mit einem Abschlusszertifikat versehen; alle Beteiligten bekommen dasselbe fertige Ergebnis per E-Mail. Danach wird es nur noch gelesen und nie neu erzeugt.

Kann ich den Fortschritt verfolgen?

Ja — je Empfänger, mit den Zeitpunkten von Versand, Öffnen, Ansehen und Unterschrift. Über die API lässt sich derselbe Stand abfragen oder per Webhook entgegennehmen.

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Eine Anfrage stellen

Dokument hochladen, Empfänger und Reihenfolge festlegen, Felder setzen, verschicken.

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