Steuerberatung
Elektronisch unterschreiben in der Steuerkanzlei
Kanzleiarbeit kommt in Wellen. Vor jeder Frist müssen dieselben Unterlagen von vielen Mandanten zurückkommen, und jede davon muss Jahre später noch belegbar sein. Genau dieser Teil ist gemeint, wenn hier von elektronischen Signaturen die Rede ist — nicht die Übermittlung an die Finanzverwaltung, die eigene Wege hat.
- eIDAS
- DSGVO
- PAdES B-LTA
- Hosting in der EU
Jedes Dokument unterschreiben lassen
Ohne Kreditkarte, ohne Installation. Jeder Schritt landet im prüfbaren Audit-Trail.
Ziehen Sie Ihr Dokument hierher
Oder wählen Sie es auf Ihrem Gerät aus. Die Datei bleibt zunächst in Ihrem Browser.
Unterstützt PDF, DOC, DOCX, PNG und JPG
Ablauf
So läuft eine Signaturanfrage
Fünf Schritte, von der Datei bis zum prüfbaren Nachweis — auf jeder Seite dieselben, weil es überall dieselben sind.
Schritt 1
Hochladen
Dokument hochladen oder aus einer Vorlage mit Merge Fields starten.
Schritt 2
Vorbereiten
Empfänger, Felder und Reihenfolge festlegen — parallel oder nacheinander.
Schritt 3
Versenden
Die Signaturanfrage geht als Link per E-Mail hinaus, mit Erinnerungen und Ablauf.
Schritt 4
Unterschreiben
Ohne Konto, auf dem Telefon, mit dem Finger gezeichnet oder getippt.
Schritt 5
Nachweis
Ein aufbereitetes PDF mit hash-verkettetem Audit-Trail und Verifikationscode.
Leistungen
Was Signido dafür bereitstellt
Die Funktionen, die genau in dieser Branche den Unterschied machen.
Vorlagen mit Merge Fields
Mandatsvertrag, Vollmacht und Freigabe je einmal aufgesetzt: Empfängerrollen, Felder, Reihenfolge, Erinnerungen und Ablaufdatum liegen in der Vorlage. Beim Versand werden nur noch Name, Mandatsnummer und Zeitraum eingesetzt.
Massenversand aus einer CSV
Eine Zeile je Mandant. Jeder Empfänger bekommt eine vollständig eigene Signaturanfrage und sieht nichts von den anderen. Der Massenversand hat eine eigene ID und lässt sich anhalten und fortsetzen. Fehlerhafte Zeilen kommen als CSV zurück.
Erinnerungen und Ablaufdatum
Erste Erinnerung nach 24 Stunden, Wiederholung alle 48, Höchstzahl frei wählbar. Wer nicht reagiert, läuft ab, statt unbemerkt offen zu bleiben — und der Ablauf steht im Audit-Trail.
Reihenfolge statt Sammelmappe
Erst der Mandant, dann die Kanzlei — oder beide parallel. Wer wann an der Reihe ist, entscheidet die Vorlage und nicht die Person, die gerade versendet.
Preise
Ein Tarif, der zu Ihnen passt
Was hier steht, wird genau so berechnet. Alle Preise kommen aus dem Tarifkatalog.
Free
Zum Ausprobieren und für gelegentliche Unterschriften.
0,00 €pro Monat
- 2 Dokumente pro Monat
- Einfache elektronische Signatur (SES)
- Aktivitätsverlauf
- Anfragen per Link teilen
- Keine Kreditkarte erforderlich
2 Dokumente pro Monat
Premium
Für Selbstständige und kleine Unternehmen.
5,95 €pro Monat
Jährlich abgerechnet: 71,40 € pro Jahr
Entspricht 5,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Unbegrenzte Dokumente
- Unbegrenzte Unterzeichner
- Unbegrenzte Vorlagen
- Digitales Siegel
- Erweiterte Erinnerungen
- Web-Formulare
- Massenversand
- Erweiterte Felder
Teams
Für Teams, die gemeinsam arbeiten und zentral abrechnen.
4,76 €pro Nutzer und Monat
Jährlich abgerechnet: 57,12 € pro Jahr
Entspricht 4,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Jahresbetrag: 57,12 €
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Alles aus Premium
- Teamverwaltung und Rollen
- Geteilte Vorlagen
- Ownership Transfer
- Zentrale Abrechnung
- Gemeinsame Kontakte
- Team-Branding
- Erweiterter Audit-Zugriff
Der ausgewiesene Steuersatz von 19 % ist die deutsche Umsatzsteuer. Jede Rechnung weist sie aus, auch bei einer Rechnungsanschrift außerhalb Deutschlands.
Dokumente
Was hier zur Unterschrift geht
Die Dokumente, um die es in dieser Branche tatsächlich geht — und warum sie auf der Liste stehen.
Mandatsvertrag und Auftragsbestätigung
Steht am Anfang jedes Mandats und wird selten persönlich übergeben. Einmal als Vorlage hinterlegt, mit Mandantenname, Mandatsnummer und Leistungsumfang als Merge Fields.
Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen
Folgt in aller Regel einem vorgegebenen Muster. In welcher Form eine Vollmacht gegenüber der Finanzverwaltung vorzulegen oder zu übermitteln ist, richtet sich nach deren Vorgaben; Signido stellt die unterschriebene Fassung samt Nachweis bereit und trifft zu dieser Frage keine Aussage.
Honorar- und Vergütungsvereinbarung
Häufig getrennt vom Mandatsvertrag und oft später. Als eigene Vorlage mit dem Stundensatz oder der Pauschale als Merge Field.
Freigabe von Jahresabschluss und Steuererklärung
Der Klassiker vor der Frist: dasselbe Dokument an viele Mandanten, jedes mit anderen Zahlen. Aus einer CSV als Massenversand, eine vollständig eigene Signaturanfrage je Mandant.
Vollständigkeits- und Mitwirkungserklärung
Gehört zum Abschluss dazu und läuft oft demselben Mandanten hinterher wie die Freigabe. Beide zusammen in einer Signaturanfrage sparen einen zweiten Anlauf.
Datenschutzhinweis und Auftragsverarbeitungsvertrag
Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO an die Mandantschaft, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an die eigenen Dienstleister. Beides Vorlagen, die selten geändert werden.
Bedingungen
Woran es in der Praxis hängt
Es hängt an Fristen, und die Unterschrift ist der letzte Meter
Zwischen der fertigen Erklärung und der Frist liegen oft Tage statt Wochen. Was fehlt, ist dann selten die Arbeit — es ist die Freigabe eines Mandanten, der gerade unterwegs ist. Ein Signaturlink, der auf dem Telefon funktioniert und kein Konto verlangt, verkürzt genau diesen Meter.
Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht am Werkzeug
Steuerberaterinnen und Steuerberater gehören zu den in § 203 Abs. 1 StGB genannten Berufen. Signido betreibt Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher in der Europäischen Union, verschlüsselt Dokumente im Speicher und in der Übertragung, trennt Mandanten auf Datenbankebene und schreibt keine Dokumentinhalte in Protokolle.
Der Nachweis muss die Aufbewahrungsfrist überleben
Wer wann was freigegeben hat, ist Jahre später die eigentliche Frage. Jede Signaturanfrage trägt einen hash-verketteten Audit-Trail und ein Abschlussdokument mit Verifikationscode. Eine Datei lässt sich später ohne Konto gegen den festgehaltenen Hashwert prüfen.
Verfolgung
Jede Unterschrift im Blick
Sie sehen jederzeit, wo eine Signaturanfrage steht: wer benachrichtigt wurde, wer geöffnet hat, wer unterschrieben hat. Ohne Nachfragen, ohne Rätselraten.
Eine Signaturanfrage und ihre Empfänger haben getrennte Zustände. Abgeschlossen ist die Anfrage erst, wenn alle handelnden Beteiligten fertig sind. Ablehnung, Rückzug und Ablauf sind eigene Endzustände; danach gilt die Anfrage nicht mehr als offen.
Zustand der Signaturanfrage
- Versendet
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
Zustand eines Empfängers
- Benachrichtigt
- Geöffnet
- Fertig
Signaturanfrage
Rahmenvertrag.pdf
4 Seiten · SES · Reihenfolge: parallel
Empfänger
- A. BergerUnterschrieben
- J. WeißAngesehen
- M. FalkGesendet
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Beispiel
Der Weg bis zum Versand
Vier Schritte in dieser Reihenfolge. Versenden lässt sich eine Signaturanfrage erst, wenn Dokumente, Beteiligte und Felder vollständig sind.
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Signaturniveaus
SES, AES und QES — und was sie wirklich bedeuten
Das Niveau einer Signatur ergibt sich aus dem technischen Ergebnis, nicht aus einem Häkchen in einem Formular.
SES
Einfache elektronische Signatur
Signido erzeugt die SES selbst: Feldwerte werden fest ins Dokument übernommen, das Signaturbild eingebettet, das Ergebnis mit einem elektronischen Siegel und einem RFC-3161-Zeitstempel versehen und gehasht.
- Für Vereinbarungen ohne gesetzliche Formvorgabe
- Optional mit Einmalcode per E-Mail oder mit Zugangscode
- Vollständiger Audit-Trail und Abschlusszertifikat
AES
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine AES entsteht ausschließlich über einen angebundenen Vertrauensdiensteanbieter. Signido erzeugt sie nicht selbst und bildet sie auch nicht nach.
- Identitätsprüfung durch den Anbieter
- Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet
- Verfügbar, sobald ein Anbieter für die Organisation aktiviert ist
QES
Qualifizierte elektronische Signatur
Eine QES entsteht ausschließlich über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter mit dessen Fernsignatur-Infrastruktur. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
- Qualifiziertes Zertifikat des QTSP
- Für Fälle, in denen die Schriftform elektronisch erfüllt werden darf
- Verfügbar, sobald ein qualifizierter Anbieter aktiviert ist
Ein OTP hebt das Signaturniveau nicht an.
Einmalcodes per E-Mail und Zugangscodes erhöhen die Beweiskraft einer SES. Sie machen aus ihr weder eine AES noch eine QES — weder technisch noch rechtlich. Signido stellt das an keiner Stelle anders dar.
Das Signido-Siegel ist ein elektronisches Siegel.
Es heißt erst dann fortgeschritten oder qualifiziert, wenn es tatsächlich mit einem entsprechenden Zertifikat über einen (Q)TSP erzeugt wurde.
Vertrauen
Beweiskraft ist kein Nebenprodukt
Eine Unterschrift ist nur so viel wert wie das, was sich hinterher darüber belegen lässt.
eIDAS statt Insellösung
Signaturen nach Verordnung (EU) Nr. 910/2014, PAdES-Profile bis B-LTA, Validierung mit dem EU-DSS-Framework gegen die europäischen Trusted Lists.
Betrieb in der EU
Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher laufen in der Europäischen Union. Für den Regelbetrieb verlassen Dokumente diesen Raum nicht.
Verschlüsselt gespeichert
TLS auf dem Transportweg, AES-256-GCM für Anwendungsgeheimnisse, serverseitige Verschlüsselung im Objektspeicher.
Lückenloser Nachweis
Jeder Schritt erzeugt ein Audit-Event in einer gehashten Kette. Am Ende stehen ein Abschlusszertifikat und ein vollständiges Evidence Package.
Mandanten getrennt
Jede Organisation ist auf Datenbankebene per Row Level Security isoliert — nicht nur in der Anwendungslogik darüber.
Datensparsam
Kein Werbetracking. Dokumentinhalte erscheinen in keinem Logfile und werden nicht ausgewertet.
Welche Form ein Schriftstück braucht, steht nicht auf dieser Seite
Ob eine Erklärung gegenüber einer Behörde eine bestimmte Form braucht, entscheidet das jeweilige Verfahrensrecht. Allgemein gilt: die gesetzliche Schriftform wird elektronisch nur durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (§ 126a BGB), und die Textform (§ 126b BGB) verlangt überhaupt keine Unterschrift, sondern eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Was davon für ein konkretes Dokument gilt, beurteilen Sie besser als wir.
Auf dieser Seite genannte Vorschriften
- § 126a BGB
- § 126b BGB
- § 203 Abs. 1 StGB
- Art. 13 DSGVO
- Art. 28 DSGVO
Signido ist kein Anbieter von Rechtsdienstleistungen. Diese Seite gibt wieder, was die genannten Vorschriften sagen, und trifft keine Aussage über Ihren Fall. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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Passende Anwendungsfälle
Bereit für die erste Unterschrift?
Konto erstellen, Dokument hochladen, zur Unterschrift senden. Die Preise stehen offen auf der Preisseite.