Steuerberatung
Elektronisch unterschreiben in der Steuerkanzlei
Kanzleiarbeit kommt in Wellen. Vor jeder Frist müssen dieselben Unterlagen von vielen Mandanten zurückkommen, und jede davon muss Jahre später noch belegbar sein. Genau dieser Teil ist gemeint, wenn hier von elektronischen Signaturen die Rede ist — nicht die Übermittlung an die Finanzverwaltung, die eigene Wege hat.
Dokumente
Was hier zur Unterschrift geht
Die Dokumente, um die es in dieser Branche tatsächlich geht — und warum sie auf der Liste stehen.
Mandatsvertrag und Auftragsbestätigung
Steht am Anfang jedes Mandats und wird selten persönlich übergeben. Einmal als Vorlage hinterlegt, mit Mandantenname, Mandatsnummer und Leistungsumfang als Merge Fields.
Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen
Folgt in aller Regel einem vorgegebenen Muster. In welcher Form eine Vollmacht gegenüber der Finanzverwaltung vorzulegen oder zu übermitteln ist, richtet sich nach deren Vorgaben; Signido stellt die unterschriebene Fassung samt Nachweis bereit und trifft zu dieser Frage keine Aussage.
Honorar- und Vergütungsvereinbarung
Häufig getrennt vom Mandatsvertrag und oft später. Als eigene Vorlage mit dem Stundensatz oder der Pauschale als Merge Field.
Freigabe von Jahresabschluss und Steuererklärung
Der Klassiker vor der Frist: dasselbe Dokument an viele Mandanten, jedes mit anderen Zahlen. Aus einer CSV als Massenversand, ein vollständig eigener Vorgang je Mandant.
Vollständigkeits- und Mitwirkungserklärung
Gehört zum Abschluss dazu und läuft oft demselben Mandanten hinterher wie die Freigabe. Beide zusammen in einem Vorgang spart einen zweiten Anlauf.
Datenschutzhinweis und Auftragsverarbeitungsvertrag
Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO an die Mandantschaft, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an die eigenen Dienstleister. Beides Vorlagen, die selten geändert werden.
Bedingungen
Woran es in der Praxis hängt
Es hängt an Fristen, und die Unterschrift ist der letzte Meter
Zwischen der fertigen Erklärung und der Frist liegen oft Tage statt Wochen. Was fehlt, ist dann selten die Arbeit — es ist die Freigabe eines Mandanten, der gerade unterwegs ist. Ein Signaturlink, der auf dem Telefon funktioniert und kein Konto verlangt, verkürzt genau diesen Meter.
Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht am Werkzeug
Steuerberaterinnen und Steuerberater gehören zu den in § 203 Abs. 1 StGB genannten Berufen. Signido betreibt Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher in der Europäischen Union, verschlüsselt Dokumente im Speicher und in der Übertragung, trennt Mandanten auf Datenbankebene und schreibt keine Dokumentinhalte in Protokolle.
Der Nachweis muss die Aufbewahrungsfrist überleben
Wer wann was freigegeben hat, ist Jahre später die eigentliche Frage. Jeder Vorgang trägt einen hash-verketteten Audit-Trail und ein Abschlussdokument mit Verifikationscode. Eine Datei lässt sich später ohne Konto gegen den festgehaltenen Hashwert prüfen.
Antworten
Was Signido dafür bereitstellt
Vorlagen mit Merge Fields
Mandatsvertrag, Vollmacht und Freigabe je einmal aufgesetzt: Empfängerrollen, Felder, Reihenfolge, Erinnerungen und Ablaufdatum liegen in der Vorlage. Beim Versand werden nur noch Name, Mandatsnummer und Zeitraum eingesetzt.
Massenversand aus einer CSV
Eine Zeile je Mandant. Jeder Empfänger bekommt einen vollständig eigenen Vorgang und sieht nichts von den anderen. Der Auftrag hat eine eigene ID, lässt sich anhalten und fortsetzen, und fehlerhafte Zeilen kommen als CSV zurück.
Erinnerungen und Ablaufdatum
Erste Erinnerung nach 24 Stunden, Wiederholung alle 48, Höchstzahl frei wählbar. Wer nicht reagiert, läuft ab, statt unbemerkt offen zu bleiben — und der Ablauf steht im Audit-Trail.
Reihenfolge statt Sammelmappe
Erst der Mandant, dann die Kanzlei — oder beide parallel. Wer wann an der Reihe ist, entscheidet die Vorlage und nicht die Person, die gerade versendet.
Grenzen
Was Signido hier nicht leistet
Damit die Seite darüber, was geht, etwas wert ist.
- Signido übermittelt nichts an die Finanzverwaltung und ersetzt keine Vollmachtsdatenbank.
- Es gibt keine Anbindung an DATEV oder eine andere Kanzleisoftware.
- AES und QES entstehen nur über einen angebundenen Vertrauensdiensteanbieter. Solange keiner aktiviert ist, lehnt Signido eine Anfrage dafür ab und weicht nicht auf eine SES aus.
Welche Form ein Schriftstück braucht, steht nicht auf dieser Seite
Ob eine Erklärung gegenüber einer Behörde eine bestimmte Form braucht, entscheidet das jeweilige Verfahrensrecht. Allgemein gilt: die gesetzliche Schriftform wird elektronisch nur durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (§ 126a BGB), und die Textform (§ 126b BGB) verlangt überhaupt keine Unterschrift, sondern eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Was davon für ein konkretes Dokument gilt, beurteilen Sie besser als wir.
Auf dieser Seite genannte Vorschriften
- § 126a BGB
- § 126b BGB
- § 203 Abs. 1 StGB
- Art. 13 DSGVO
- Art. 28 DSGVO
Signido ist kein Anbieter von Rechtsdienstleistungen. Diese Seite gibt wieder, was die genannten Vorschriften sagen, und trifft keine Aussage über Ihren Fall. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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Passende Anwendungsfälle
Bereit für die erste Unterschrift?
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