Personalwesen
Elektronisch unterschreiben im Personalwesen
Eine Einstellung ist kein Dokument, sondern eine Mappe: Vertrag, Nachweis, Datenschutzhinweis, Verschwiegenheitserklärung, vielleicht eine Vereinbarung zum Homeoffice. Sie geht an eine Person, die noch keinen Firmenzugang hat, muss zu einem festen Termin vollständig zurück sein und Jahre später prüfbar bleiben.
- eIDAS
- DSGVO
- PAdES B-LTA
- Hosting in der EU
Jedes Dokument unterschreiben lassen
Ohne Kreditkarte, ohne Installation. Jeder Schritt landet im prüfbaren Audit-Trail.
Ziehen Sie Ihr Dokument hierher
Oder wählen Sie es auf Ihrem Gerät aus. Die Datei bleibt zunächst in Ihrem Browser.
Unterstützt PDF, DOC, DOCX, PNG und JPG
Ablauf
So läuft eine Signaturanfrage
Fünf Schritte, von der Datei bis zum prüfbaren Nachweis — auf jeder Seite dieselben, weil es überall dieselben sind.
Schritt 1
Hochladen
Dokument hochladen oder aus einer Vorlage mit Merge Fields starten.
Schritt 2
Vorbereiten
Empfänger, Felder und Reihenfolge festlegen — parallel oder nacheinander.
Schritt 3
Versenden
Die Signaturanfrage geht als Link per E-Mail hinaus, mit Erinnerungen und Ablauf.
Schritt 4
Unterschreiben
Ohne Konto, auf dem Telefon, mit dem Finger gezeichnet oder getippt.
Schritt 5
Nachweis
Ein aufbereitetes PDF mit hash-verkettetem Audit-Trail und Verifikationscode.
Leistungen
Was Signido dafür bereitstellt
Die Funktionen, die genau in dieser Branche den Unterschied machen.
Ein Vorlagenpaket je Einstellungsart
Die Vorlage hält Dokumente, Empfängerrollen, Felder, Reihenfolge, E-Mail-Text, Erinnerungen, Ablaufdatum und Signaturniveau zusammen. Beim Versand bleibt das Ausfüllen der Merge Fields.
Reihenfolge: erst die Bewerberin, dann die Geschäftsführung
Sequenziell, parallel oder gemischt. Wer erst nach jemand anderem an der Reihe ist, wird auch erst dann benachrichtigt — und sieht vorher nichts.
Massenversand für Zusatzvereinbarungen
Eine Zeile je Beschäftigten aus einer CSV, eine eigene Signaturanfrage je Person. Niemand sieht die Daten von jemand anderem. Der Massenversand lässt sich anhalten und fortsetzen. Fehlgeschlagene Zeilen kommen als CSV zurück.
Ein Nachweis, der die Personalakte überdauert
Jede Signaturanfrage trägt einen hash-verketteten Audit-Trail und ein Abschlussdokument mit Verifikationscode. Eine später vorgelegte Datei lässt sich ohne Konto dagegen prüfen.
Preise
Ein Tarif, der zu Ihnen passt
Was hier steht, wird genau so berechnet. Alle Preise kommen aus dem Tarifkatalog.
Free
Zum Ausprobieren und für gelegentliche Unterschriften.
0,00 €pro Monat
- 2 Dokumente pro Monat
- Einfache elektronische Signatur (SES)
- Aktivitätsverlauf
- Anfragen per Link teilen
- Keine Kreditkarte erforderlich
2 Dokumente pro Monat
Premium
Für Selbstständige und kleine Unternehmen.
5,95 €pro Monat
Jährlich abgerechnet: 71,40 € pro Jahr
Entspricht 5,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Unbegrenzte Dokumente
- Unbegrenzte Unterzeichner
- Unbegrenzte Vorlagen
- Digitales Siegel
- Erweiterte Erinnerungen
- Web-Formulare
- Massenversand
- Erweiterte Felder
Teams
Für Teams, die gemeinsam arbeiten und zentral abrechnen.
4,76 €pro Nutzer und Monat
Jährlich abgerechnet: 57,12 € pro Jahr
Entspricht 4,00 € netto zzgl. 19 % MwSt.
Bis zu 50 % sparen
Jahresbetrag: 57,12 €
Keine Kreditkarte erforderlich.
- Alles aus Premium
- Teamverwaltung und Rollen
- Geteilte Vorlagen
- Ownership Transfer
- Zentrale Abrechnung
- Gemeinsame Kontakte
- Team-Branding
- Erweiterter Audit-Zugriff
Der ausgewiesene Steuersatz von 19 % ist die deutsche Umsatzsteuer. Jede Rechnung weist sie aus, auch bei einer Rechnungsanschrift außerhalb Deutschlands.
Dokumente
Was hier zur Unterschrift geht
Die Dokumente, um die es in dieser Branche tatsächlich geht — und warum sie auf der Liste stehen.
Arbeitsvertrag mit Probezeitklausel
Als Vorlage je Vertragsart: Vollzeit, Teilzeit, Werkstudium. Name, Eintrittsdatum, Standort und Entgelt kommen als Merge Fields dazu.
Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen
Läuft in der Praxis zusammen mit dem Vertrag und in derselben Signaturanfrage. Die Anforderungen an Inhalt und Form dieses Nachweises ergeben sich aus dem Nachweisgesetz und haben sich in den letzten Jahren geändert — bitte gegen die aktuelle Fassung prüfen.
Datenschutzhinweis für Beschäftigte
Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO. Ändert sich selten, gehört aber in jede Mappe und ist deshalb Teil der Vorlage.
Verschwiegenheits- und Nebentätigkeitsvereinbarung
Zwei kurze Dokumente, die einzeln versendet regelmäßig liegen bleiben.
Zusatzvereinbarungen
Homeoffice, Dienstwagen, Weiterbildung, Entgeltanpassung. Wenn eine davon an die ganze Belegschaft geht, ist das ein Massenversand aus einer CSV.
Bedingungen
Woran es in der Praxis hängt
Zwei HR-Dokumente sind gesetzlich ausgeschlossen
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Auflösungsvertrag bedürfen der Schriftform; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Für das Arbeitszeugnis gilt dasselbe (§ 109 Abs. 3 GewO). Diese beiden Fälle löst kein Signaturniveau — auch eine qualifizierte elektronische Signatur nicht.
Die neue Kollegin hat noch keinen Zugang
Wer unterschreibt, braucht bei Signido kein Konto. Der Link kommt an die private Adresse, funktioniert auf dem Telefon und führt durch die Felder. Erst danach entsteht überhaupt ein Firmenkonto.
Vollständig oder gar nicht
Eine Mappe mit vier von fünf Rückläufern ist keine halbe Einstellung, sondern eine offene Signaturanfrage. Erinnerungen laufen automatisch, ein Ablaufdatum schließt ab, und der Stand jedes einzelnen Dokuments steht auf einer Seite.
Verfolgung
Jede Unterschrift im Blick
Sie sehen jederzeit, wo eine Signaturanfrage steht: wer benachrichtigt wurde, wer geöffnet hat, wer unterschrieben hat. Ohne Nachfragen, ohne Rätselraten.
Eine Signaturanfrage und ihre Empfänger haben getrennte Zustände. Abgeschlossen ist die Anfrage erst, wenn alle handelnden Beteiligten fertig sind. Ablehnung, Rückzug und Ablauf sind eigene Endzustände; danach gilt die Anfrage nicht mehr als offen.
Zustand der Signaturanfrage
- Versendet
- In Bearbeitung
- Abgeschlossen
Zustand eines Empfängers
- Benachrichtigt
- Geöffnet
- Fertig
Signaturanfrage
Rahmenvertrag.pdf
4 Seiten · SES · Reihenfolge: parallel
Empfänger
- A. BergerUnterschrieben
- J. WeißAngesehen
- M. FalkGesendet
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Beispiel
Der Weg bis zum Versand
Vier Schritte in dieser Reihenfolge. Versenden lässt sich eine Signaturanfrage erst, wenn Dokumente, Beteiligte und Felder vollständig sind.
Illustration mit Beispieldaten. Keine echten Signaturanfragen.
Signaturniveaus
SES, AES und QES — und was sie wirklich bedeuten
Das Niveau einer Signatur ergibt sich aus dem technischen Ergebnis, nicht aus einem Häkchen in einem Formular.
SES
Einfache elektronische Signatur
Signido erzeugt die SES selbst: Feldwerte werden fest ins Dokument übernommen, das Signaturbild eingebettet, das Ergebnis mit einem elektronischen Siegel und einem RFC-3161-Zeitstempel versehen und gehasht.
- Für Vereinbarungen ohne gesetzliche Formvorgabe
- Optional mit Einmalcode per E-Mail oder mit Zugangscode
- Vollständiger Audit-Trail und Abschlusszertifikat
AES
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine AES entsteht ausschließlich über einen angebundenen Vertrauensdiensteanbieter. Signido erzeugt sie nicht selbst und bildet sie auch nicht nach.
- Identitätsprüfung durch den Anbieter
- Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet
- Verfügbar, sobald ein Anbieter für die Organisation aktiviert ist
QES
Qualifizierte elektronische Signatur
Eine QES entsteht ausschließlich über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter mit dessen Fernsignatur-Infrastruktur. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
- Qualifiziertes Zertifikat des QTSP
- Für Fälle, in denen die Schriftform elektronisch erfüllt werden darf
- Verfügbar, sobald ein qualifizierter Anbieter aktiviert ist
Ein OTP hebt das Signaturniveau nicht an.
Einmalcodes per E-Mail und Zugangscodes erhöhen die Beweiskraft einer SES. Sie machen aus ihr weder eine AES noch eine QES — weder technisch noch rechtlich. Signido stellt das an keiner Stelle anders dar.
Das Signido-Siegel ist ein elektronisches Siegel.
Es heißt erst dann fortgeschritten oder qualifiziert, wenn es tatsächlich mit einem entsprechenden Zertifikat über einen (Q)TSP erzeugt wurde.
Vertrauen
Beweiskraft ist kein Nebenprodukt
Eine Unterschrift ist nur so viel wert wie das, was sich hinterher darüber belegen lässt.
eIDAS statt Insellösung
Signaturen nach Verordnung (EU) Nr. 910/2014, PAdES-Profile bis B-LTA, Validierung mit dem EU-DSS-Framework gegen die europäischen Trusted Lists.
Betrieb in der EU
Anwendung, Datenbank und Dokumentspeicher laufen in der Europäischen Union. Für den Regelbetrieb verlassen Dokumente diesen Raum nicht.
Verschlüsselt gespeichert
TLS auf dem Transportweg, AES-256-GCM für Anwendungsgeheimnisse, serverseitige Verschlüsselung im Objektspeicher.
Lückenloser Nachweis
Jeder Schritt erzeugt ein Audit-Event in einer gehashten Kette. Am Ende stehen ein Abschlusszertifikat und ein vollständiges Evidence Package.
Mandanten getrennt
Jede Organisation ist auf Datenbankebene per Row Level Security isoliert — nicht nur in der Anwendungslogik darüber.
Datensparsam
Kein Werbetracking. Dokumentinhalte erscheinen in keinem Logfile und werden nicht ausgewertet.
Nicht jedes Personaldokument darf elektronisch unterschrieben werden
Für die Kündigung und den Auflösungsvertrag schließt § 623 BGB die elektronische Form aus, für das Arbeitszeugnis § 109 Abs. 3 GewO. Für den Abschluss eines Arbeitsvertrags schreibt das Gesetz allgemein keine Form vor; für die Befristung und für den Nachweis der Vertragsbedingungen gelten besondere Vorschriften, die zuletzt geändert wurden. Welche Fassung für Ihren Fall gilt, klären Sie bitte anwaltlich — diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Auf dieser Seite genannte Vorschriften
- § 109 Abs. 3 GewO
- § 623 BGB
- Art. 13 DSGVO
Signido ist kein Anbieter von Rechtsdienstleistungen. Diese Seite gibt wieder, was die genannten Vorschriften sagen, und trifft keine Aussage über Ihren Fall. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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