Personalwesen
Elektronisch unterschreiben im Personalwesen
Eine Einstellung ist kein Dokument, sondern eine Mappe: Vertrag, Nachweis, Datenschutzhinweis, Verschwiegenheitserklärung, vielleicht eine Vereinbarung zum Homeoffice. Sie geht an eine Person, die noch keinen Firmenzugang hat, muss zu einem festen Termin vollständig zurück sein und Jahre später prüfbar bleiben.
Dokumente
Was hier zur Unterschrift geht
Die Dokumente, um die es in dieser Branche tatsächlich geht — und warum sie auf der Liste stehen.
Arbeitsvertrag mit Probezeitklausel
Als Vorlage je Vertragsart: Vollzeit, Teilzeit, Werkstudium. Name, Eintrittsdatum, Standort und Entgelt kommen als Merge Fields dazu.
Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen
Läuft in der Praxis zusammen mit dem Vertrag und im selben Vorgang. Die Anforderungen an Inhalt und Form dieses Nachweises ergeben sich aus dem Nachweisgesetz und haben sich in den letzten Jahren geändert — bitte gegen die aktuelle Fassung prüfen.
Datenschutzhinweis für Beschäftigte
Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO. Ändert sich selten, gehört aber in jede Mappe und ist deshalb Teil der Vorlage.
Verschwiegenheits- und Nebentätigkeitsvereinbarung
Zwei kurze Dokumente, die einzeln versendet regelmäßig liegen bleiben.
Zusatzvereinbarungen
Homeoffice, Dienstwagen, Weiterbildung, Entgeltanpassung. Wenn eine davon an die ganze Belegschaft geht, ist das ein Massenversand aus einer CSV.
Bedingungen
Woran es in der Praxis hängt
Zwei HR-Dokumente sind gesetzlich ausgeschlossen
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Auflösungsvertrag bedürfen der Schriftform; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Für das Arbeitszeugnis gilt dasselbe (§ 109 Abs. 3 GewO). Diese beiden Fälle löst kein Signaturniveau — auch eine qualifizierte elektronische Signatur nicht.
Die neue Kollegin hat noch keinen Zugang
Wer unterschreibt, braucht bei Signido kein Konto. Der Link kommt an die private Adresse, funktioniert auf dem Telefon und führt durch die Felder. Erst danach entsteht überhaupt ein Firmenkonto.
Vollständig oder gar nicht
Eine Mappe mit vier von fünf Rückläufern ist keine halbe Einstellung, sondern ein offener Vorgang. Erinnerungen laufen automatisch, ein Ablaufdatum schließt ab, und der Stand jedes einzelnen Dokuments steht auf einer Seite.
Antworten
Was Signido dafür bereitstellt
Ein Vorlagenpaket je Einstellungsart
Die Vorlage hält Dokumente, Empfängerrollen, Felder, Reihenfolge, E-Mail-Text, Erinnerungen, Ablaufdatum und Signaturniveau zusammen. Beim Versand bleibt das Ausfüllen der Merge Fields.
Reihenfolge: erst die Bewerberin, dann die Geschäftsführung
Sequenziell, parallel oder gemischt. Wer erst nach jemand anderem an der Reihe ist, wird auch erst dann benachrichtigt — und sieht vorher nichts.
Massenversand für Zusatzvereinbarungen
Eine Zeile je Beschäftigten aus einer CSV, ein eigener Vorgang je Person. Niemand sieht die Daten von jemand anderem. Der Auftrag lässt sich anhalten und fortsetzen; fehlgeschlagene Zeilen kommen als CSV zurück.
Ein Nachweis, der die Personalakte überdauert
Jeder Vorgang trägt einen hash-verketteten Audit-Trail und ein Abschlussdokument mit Verifikationscode. Eine später vorgelegte Datei lässt sich ohne Konto dagegen prüfen.
Grenzen
Was Signido hier nicht leistet
Damit die Seite darüber, was geht, etwas wert ist.
- Kündigung, Auflösungsvertrag und Arbeitszeugnis lassen sich mit Signido nicht wirksam elektronisch erledigen. Das ist keine Produktlücke, sondern das Gesetz.
- Es gibt keine Anbindung an ein HR-Informationssystem oder eine Lohnbuchhaltung. Der Weg über die API steht offen, ein fertiger Konnektor nicht.
- Signido prüft keine Vertragsinhalte und erkennt nicht, ob eine Klausel wirksam ist.
Nicht jedes Personaldokument darf elektronisch unterschrieben werden
Für die Kündigung und den Auflösungsvertrag schließt § 623 BGB die elektronische Form aus, für das Arbeitszeugnis § 109 Abs. 3 GewO. Für den Abschluss eines Arbeitsvertrags schreibt das Gesetz allgemein keine Form vor; für die Befristung und für den Nachweis der Vertragsbedingungen gelten besondere Vorschriften, die zuletzt geändert wurden. Welche Fassung für Ihren Fall gilt, klären Sie bitte anwaltlich — diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Auf dieser Seite genannte Vorschriften
- § 109 Abs. 3 GewO
- § 623 BGB
- Art. 13 DSGVO
Signido ist kein Anbieter von Rechtsdienstleistungen. Diese Seite gibt wieder, was die genannten Vorschriften sagen, und trifft keine Aussage über Ihren Fall. Das Ergebnis dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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